¿Cuánto Cuesta una Productora de Eventos?
En general, una productora de eventos puede cobrar entre los $100.000 y $500.000 pesos por la producción de una fiesta o cualquier otro evento. Los valores dependen de la experiencia de la productora, tu ubicación, el tipo de evento, la cantidad de invitados y si solicitas servicios adicionales.
Una productora puede ayudar con la organización de diferentes eventos como fiestas infantiles, cumpleaños, matrimonios, graduaciones, aniversarios, entre otros. Incluso si solo se desea planificar una fiesta pequeña, puede ayudar mucho cuando una productora se encarga de la organización de un evento.
Vale decir que producir un evento normalmente implica elegir un lugar, coordinar la comida y las bebidas, contratar a un DJ o animador, entre otras labores, por lo que puede ser un gran esfuerzo hacerse cargo de todo eso por cuenta propia. Es importante procurar que el evento salga bien y que cuente con una producción excelente sin importar cuán grande o pequeño sea.
Comúnmente una productora de eventos tiene experiencia con la organización de muchas celebraciones, aparte de contar con diferentes elementos como la iluminación, la amplificación de sonido, los accesorios, los packs de matrimonio y otros elementos. Quizás también disponga de ciertos profesionales como un mesero o un fotógrafo como parte de su personal, los cuales podrían ofrecer sus servicios para el evento.
¿Qué hay en esta guía de precios?
Factores de precio
Lo más común es que una productora de eventos cobre un precio fijo considerando las características del evento y los factores mencionados al principio, por lo que difícilmente una productora aplique un costo por hora. Cuando se contacte a una empresa de producción de eventos, esta seguramente evalúe lo que se necesite y presente un presupuesto para cumplir con todas las tareas acordadas.
En caso de que la productora de eventos que se contrate establezca un valor por cada hora, es posible limitar el número total de horas de trabajo en el contrato para asegurarse de que el monto a pagar no supere cierta cantidad específica. Se recomienda dejar claro este tema antes de contratar a una productora.
Casi siempre los eventos incluyen música, comida y otros aspectos que pueden incrementar la complejidad del evento, por lo que una productora podría tomar en cuenta la dificultad de la celebración al momento de establecer un valor por su servicio. Aparte, si la empresa a cargo de la producción debe recorrer largas distancias para llegar al lugar del evento, seguramente aplique un recargo para cubrir el costo de la bencina y el tiempo.
Asimismo, muchas veces se debe pagar un porcentaje del monto total por adelantado (entre 30 y 50% aproximadamente) y lo demás se cancelaría poco antes de empezar del evento. Si hace falta que la productora trabaje horas extra, primero se debe consultar si tiene disponibilidad de trabajar un poco más de tiempo y luego consultarle cuánto es el valor por cada hora adicional.
Producción de matrimonios
Algunos de los eventos que más suelen organizar las productoras son los matrimonios, debido a que muchas personas necesitan apoyo con las diferentes actividades que hay que hacer al planificar una boda. Por ejemplo, escoger un lugar para el matrimonio no se trata solamente de que los invitados quepan en el sitio, sino también hay que preguntar cuáles son las condiciones del arriendo del lugar, cuánto se debe pagar por adelantado, cuál es el horario en el que se puede realizar la boda y otros detalles.
Además, las tareas relacionadas con los invitados suele dar mucho trabajo porque se deben enviar los partes de matrimonio, planificar la entrada de la gente al sitio, revisar cuáles invitados han confirmado su asistencia y cualquier otra actividad relacionada. Asimismo, casi todos los servicios que se contratan en una boda, como la banquetería, decoración o cabina fotográfica, se planifican basándose en la cantidad de invitados.
Por otro lado, los novios seguramente prefieran delegar en otras personas las labores de una boda para evitar errores y cuidar cada detalle. Cabe destacar que ellos deben tomar muchas decisiones como seleccionar el pastel de novios, ponerse de acuerdo con la decoración de la boda, elegir el traje de novia o el vestido de novia, definir a quienes van a invitar y encargarse de otras tareas.
Vale decir que planificar un solo servicio puede requerir mucha atención y en las bodas normalmente se necesitan realizar varias actividades, lo que significa que casi siempre se debe pedir ayuda a una productora. Nada más el traslado de la pareja al lugar de la boda implica arrendar un auto especial, decorar el vehículo, planificar las fotos con el automóvil, entre otras labores.
Aspectos generales a considerar
Es recomendable hacer tiempo para conversar sobre el evento con la productora que se contrate, debido a que usualmente hay que reunirse varias veces para coordinar diferentes detalles. Por esta razón, se sugiere solicitar los servicios de producción de eventos con mucha anticipación.
Parte de la información que normalmente necesita una productora de eventos para realizar su trabajo es conocer el lugar donde se va a desarrollar el evento y saber las preferencias personales del cliente, ya que producir casi siempre implica contactar a otras empresas o profesionales para solicitar productos o servicios.
Aparte, los servicios que se contraten deben seguir un mismo objetivo o plan de acción. Por ejemplo, ubicar a un fotógrafo para un evento toma tiempo y posiblemente haya que modificar la decoración o estética del lugar para que las fotos salgan bien, así que se debe procurar que las flores que quizás se hayan encargado encajen con la temática de las fotografías.
Por último, es posible que a los invitados se les entregue cotillón o cualquier otro complemento que les quede como recuerdo del evento, dependiendo de lo que decida el cliente. Como se mencionó anteriormente, muchos aspectos de un evento están estrechamente relacionados con la cantidad de invitados porque si se decide entregar un complemento a cada invitado o realizar cualquier otra atención especial, significa que se debe multiplicar cada elemento o detalle por la cantidad de gente invitada.
Consejos profesionales
Antes de contratar a una productora para que se encargue de planificar un evento, ten en cuenta lo siguiente:
- Ubica a una productora que tenga experiencia coordinando eventos como el que quizás tengas en mente.
- Pregunta cuáles son los medios de pago aceptados y establece un contrato detallado que describa los servicios que se ofrecerán.
- Presta atención a las opiniones de clientes anteriores para conocer un poco más del servicio que ofrecen.
- En caso de que la productora que se contacte cobre por evento, es prudente averiguar si la empresa se queda hasta el final de la celebración o si trabaja una cantidad de horas específicas
- Si tienes un presupuesto reducido, considera contratar a una productora solo para que elabore un plan profesional que puedas ejecutar por tu cuenta o que ayude con un aspecto específico del evento.
Tal vez sea un poco costoso contratar a una productora de eventos, pero sus servicios pueden ser muy útiles, ya que ayudan a liberar presión y tiempo al controlar prácticamente todo lo relacionado con los eventos.